Ikreiz, kad jūsu uzņēmumam ir jāuzņem biznesa viesi no ārvalstīm, jums jāuzraksta biznesa vīzas ielūguma vēstule. Šie apmeklētāji var būt jūsu esošie vai potenciālie pircēji, esošie vai potenciālie investori, tirdzniecības izstāžu vai konferenču apmeklētāji, ārvalstu partneri vai aģenti, ārvalstu darbinieki vai personas, kas ierodas apmācībai uz vietas jūsu uzņēmuma telpās.
Jūsu ielūguma vēstule ir paredzēta, lai skaidri paziņotu par vizītes motīviem un plānotajām aktivitātēm. Tas arī paziņos pieteikuma iesniedzēja plānus atgriezties savā valstī vizītes beigās. Bet jums jāpatur prātā, ka ielūguma vēstule negarantē, ka jūsu apmeklētāja biznesa vīza tiks apstiprināta. Tomēr, nerakstot to, apmeklētāja vīza noteikti tiks noraidīta, jo vēstule vienmēr ir priekšnoteikums biznesa apmeklētājiem.
Ja jūsu uzņēmums uzaicina apmeklētāju biznesa nolūkos, jums vai citam jūsu uzņēmuma pārstāvim jāuzraksta apmeklētāja ielūguma vēstule. Jums ir jānosūta apmeklētājam divi vēstules oriģināli - viens viņiem jāiesniedz, piesakoties vīzai, bet otrs -, ierodoties jūsu valstī.
Tas, cik labi jūs uzņemat biznesa vīzas ielūguma vēstuli, var lielā mērā noteikt, vai jūsu apmeklētāja vīza tiks apstiprināta vai nē ( lai gan vīzu pieprasītāji izskatīs citus faktorus, piemēram, vai pieteikuma iesniedzējs ir tiesīgs apmeklēt jūsu valsti ). Tātad, jums jāzina, kā rakstīt pārliecinošas biznesa ielūguma vēstules. Šeit ir vispārīgas vadlīnijas biznesa vīzu ielūguma vēstules rakstīšanai.
Kā uzrakstīt biznesa vīzu ielūgumu - parauga veidne
1. Pareizi adresējiet : Uzņēmuma vīzas ielūguma vēstule tiks noraidīta, ja tā tiks adresēta nepareizi. Lielākā daļa vēstniecību vai augsto komisiju nenožēlo pat pareizrakstības kļūdu adresē, tāpēc jums tā ir jāsalabo. Pirms vēstules sastādīšanas apmeklējiet savas valsts vēstniecības oficiālo vietni apmeklētāja valstī, lai uzzinātu pareizo adresi, uz kuru šādas vēstules būtu jānovirza.
Turklāt jums ir jāizmanto arī atbilstošs apsveikums. Ja zināt konsula amatpersonas vārdu, kura saņems vēstuli, varat to iekļaut. Bet, ja jūs nezināt iespējamā saņēmēja vārdu, pietiek ar vienkāršu sveicienu, piemēram, “ Cienījamais konsulārais amatpersona ”.
2. Norādiet apmeklētāja vārdu un amatu: Jums skaidri jānorāda tā apmeklētāja vārds, kurš pieprasa biznesa vizīti, tieši tā, kā tas redzams viņu pasē. Lai izvairītos no kļūdām, pirms vēstules uzrakstīšanas vēlreiz sazinieties ar apmeklētāju. Ņemiet vērā, ka visai dokumentācijai jābūt konsekventai. Piemēram, ja apmeklētāja uzvārds ir pirmais visos akreditācijas dokumentos, vispirms savā vēstulē uzrakstiet viņu uzvārdu, lai izvairītos no neskaidrībām.
3. Norādiet apmeklētāja stāvokli un citu būtisku informāciju: Uzņēmējdarbības vīzas ielūguma vēstulē jums jānorāda arī apmeklētāja nosaukums, tā uzņēmuma nosaukums, kuru viņš pārstāv, viņu stāvoklis šajā uzņēmumā un saistība ar jūsu uzņēmumu.
Atkarībā no saņēmēja prasībām jums, iespējams, būs jāiekļauj apmeklētāja dzimšanas datums, pilsēta, dzimšanas valsts, pases numurs, ģimenes stāvoklis un cita personiskā informācija. Jebkurā gadījumā iekļaujiet pilnu apmeklētāja kontaktinformāciju, jo Konsulārais birojs var vēlēties sazināties ar viņiem tieši, lai veiktu nopratināšanu.
4. Norādiet apmeklējuma mērķi un ilgumu: Uzņēmējdarbības vīzas ielūguma vēstulē jāiekļauj arī mērķis, uz kuru jūs uzaicināt apmeklētāju, kā arī tas, cik ilgi viņš pavadīs jūsu valstī pirms atgriešanās dzimtenē.
Jums arī jāpaziņo par apmeklētāja nodomu pamest savu valsti, tiklīdz tiek sasniegts vizītes mērķis. Lai pārliecinātu saņēmēju par šīm, jums jāpiemin visas viesa saistības viņu dzimtenē, kas pamudinās viņus doties prom tūlīt pēc tam, kad viņi būs sasnieguši vizītes mērķi.
5. Valsts, kas segs izdevumus-: savā vēstulē jums arī jānorāda, vai jūs vai apmeklētājs segsit apmeklētāja ceļa un ar to saistītos izdevumus. Ja jums jāsedz izdevumi, jums var lūgt iesniegt pierādījumus par līdzekļiem izdevumu segšanai, piemēram, bankas izrakstu.
Pēc visas svarīgās informācijas iekļaušanas pēdējā rindkopā norādiet, ka ar jums var sazināties, lai saņemtu jebkādus paskaidrojumus. Un iekļaujiet savu kontaktinformāciju. Noapaļojiet vēstuli ar “ Sirsnīgi ” vai citu pieņemamu noslēgumu; pēc tam sekojiet ar savu parakstu, vārdu un amatu uzņēmumā, kuru pārstāvat.
Vēlreiz atcerieties, ka ielūguma vēstule nav obligāts dokuments, taču tā piedāvā dokumentārus pierādījumus, kas apstiprina vīzu izsniegšanas lietu, un tas var atvieglot vīzu pieteikšanās procesu.