Saskaņā ar pētījumiem aptuveni 50 procenti darbinieku domā, ka sanāksmes ir lielākais viņu laika izšķiešana, atrodoties darbā, un produktivitātes slepkava numur viens.
Šeit mēs nerunājam par konferencēm, semināriem un valdes sēdēm, kuras parasti ir labi izplānotas. Mēs runājam par tām iekšējām darbinieku sanāksmēm, kuras parasti ilgst stundām ilgi, bet ne vienmēr ir vajadzīgas.
Piešķirts, biznesa tikšanās nodrošina iespēju apspriest svarīgus jautājumus par uzņēmumu un visu, kas ar to saistīts, taču šīm sanāksmēm ir neizdevīgs apstāklis - gan darbinieku, gan vadītāju produktivitātes samazināšana. Tas izskaidro, kāpēc eksperti ir ieteikuši atcelt lielāko daļu biznesa sanāksmju kā veidu, kā palielināt produktivitāti. Šeit ir 10 iemesli, kāpēc biznesa tikšanās samazina produktivitāti:
10 iemesli, kāpēc biznesa tikšanās nogalina produktivitāti
1. Biznesa sapulces tērē laiku
Kā minēts iepriekš, vairums biznesa sanāksmju aizņem ievērojamu daļu darbinieku darba laika, atstājot viņiem ļoti maz laika svarīgu uzdevumu veikšanai. Vadītājiem tas ir vēl sliktāk - vairāk nekā puse darba laika tiek pavadīta vienā vai otrā sanāksmē ar darbiniekiem vai trešo personu ieinteresētajām personām, piemēram, klientiem, piegādātājiem un biznesa partneriem. Faktiski viena no mūsdienu biznesa vadītāju iezīmēm ir tā, ka lielāko daļu laika viņi pavada biznesa sapulcēs.
2. Lielākā daļa biznesa sanāksmju nesniedz rīcības plānu
Pēc sanāksmes jābūt rīcības plānam, kurā ir aprakstīti un izskaidroti veicamie svarīgi pasākumi. Bet diemžēl lielākā daļa sanāksmju beidzas bez šāda veida plāna. Un tas noved pie nākamo sanāksmju rīkošanas, lai atkārtoti apskatītu jautājumus, ar kuriem citādi vajadzēja rīkoties. Protams, jo vairāk sanāksmju piedalās darbinieki un vadītāji, jo produktīvāku darba laiku viņi zaudē.
3. Lielākā daļa biznesa sanāksmju nav sagatavotas
Lielākā daļa biznesa sanāksmju tiek sasauktas, kad ir skaidrs, ka organizatoram nekas nav sapulcināts. Viņi vienkārši vēlas par kaut ko runāt, atstājot novārtā faktu, ka tas ir milzīgs dārgā laika tērēšana. Bez skaidra plāna par to, kas tiks apspriests sanāksmē un cik ilgi sanāksme notiks, tiks pārrunāti nevajadzīgi jautājumi ( un vēl viena sanāksme tiks paredzēta pat pārpalikumiem ), un nekas pozitīvs netiks sasniegts.
4. Tiek izskatīti pēdējā sanāksmē apspriestie jautājumi
Šis ir viens no biežākajiem iemesliem, kāpēc biznesa tikšanās prasa vairāk laika nekā parasti. Iepriekšējā sanāksmē izvirzītie vai apspriestie jautājumi jau iepriekš bija jāizplata un jāizlasa. Tas padarīs vienu biznesa tikšanos par piemērotu iepriekšējās turpinājumu - nevis laikietilpīga iepriekšējās atkārtošanās. Tāpēc vienmēr izvelciet no savas sanāksmes darba kārtības muļķības “ Pēdējās sanāksmes protokola lasīšana ”.
5. Biznesa sanāksmes dažreiz sadalās apakšsapulcēs
Ir reizes, kad biznesa tikšanās izraisīs citas jaunas debates un diskusijas. Lai gan tas ir pilnīgi normāli, ka tikšanās laikā rodas šādas jaunas idejas vai jautājumi, bieži pieļauta kļūda, kas noved pie ilgstoša sapulces laika un neproduktīvām sanāksmēm, ļaujot viņiem mainīt sanāksmes virzienu. Katrā sanāksmē, kas nedod labus rezultātus, nāks vēl daudz, līdz tiks sasniegts pieņemams mērķis.
6. Cilvēki socializējas biznesa sanāksmēs
Biznesa sanāksmes samazina produktivitāti, jo tās prasa vairāk laika nekā parasti. Un viens no iemesliem, kāpēc viņi prasa ilgāku laiku, ir nevajadzīga socializēšanās dalībnieku starpā. Cilvēki jautā saviem kolēģiem, ko viņi paveica nedēļas nogalē, kad šādus jautājumus varēja uzdot pusdienu laikā.
7. Daži sanāksmju punkti muļķīgu iemeslu dēļ tiek atkārtoti
Vēl viens iemesls, kāpēc vairumam lietišķo sanāksmju prasa pārāk daudz laika, ir nevajadzīgi atkārtot to, kas tika apspriests, lai kāds, kurš iegāja sanāksmes laikā vai nebija klāt pēdējā sanāksmē, saprastu, no kurienes sapulce ir virzījusies. Tas ir smalks veids, kā neņemt vērā citu cilvēku laika nozīmi. Neatkarīgi no tā, cik nozīmīgs indivīds ir biznesam, vajadzētu būt alternatīvam veidam, kā viņiem pastāstīt par to, ko viņi nokavējuši sapulcē.
8. Lielākā daļa sanāksmju ir prāta vētras sesijas
Ja uzņēmumam ir jāsasniedz noteikts mērķis un ir vajadzīgas darbinieku un vadītāju idejas, kā sasniegt šo mērķi, to var sasaukt biznesa sanāksmē. Tomēr tas, kur vairumam biznesa organizatoru šķiet nepareizi, ir izmantot sanāksmi kā iespēju, lai nākt klajā ar jaunām idejām. Tas vienmēr prasīs laiku, jo īpaši tāpēc, ka lielākajai daļai darbinieku idejas ir jāpārdomā uz vietas - kaut kam viņi nebija gatavi. Ideālā gadījumā darba kārtību vajadzēja darīt zināmu dalībniekiem, tāpēc katrs nāk ar savām idejām.
9. Tehnoloģija pagarina lielāko daļu sanāksmju
Lielāko daļu lietišķo sanāksmju nepamatoti pagarina nepieciešamība labot projektoru vai nepieciešamība meklēt informāciju tīmeklī, vai arī organizatora vajadzība saņemt zvanu. Visas šīs lietas palielina kopējo laiku, kas pavadīts biznesa sapulcēs.
10. Lielākā daļa biznesa sanāksmju notiek informatīvos nolūkos. Uzņēmējdarbības sanāksmes būtu jātur lēmumu pieņemšanas nolūkos. Lasot nevajadzīgu informāciju no PowerPoint prezentācijas vai stāstot par uzņēmuma vēsturi, tiks tērēts tikai laiks.